POLÍTICA DE TRTAMIENTO DE DATOS KUATROCOMUNICACIONES

 Es una entidad privada, cuya misión es: “abastecer un mercado tecnológico en crecimiento, específicamente en la línea de telecomunicaciones unificadas IP; basados en más de 10 años de experiencia en la implementación de nuevas tecnologías de telecomunicaciones, para satisfacer la demanda de equipos, accesorios y software especializado que permite a las empresas la implementación de soluciones en telecomunicaciones de última generación”. 

Por lo anteriormente mencionado es responsable del tratamiento de datos personales obtenidos por el desarrollo de su objeto y funciones legales, además en ejercicio de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 “Régimen General de protección de datos personales” y la ley 1121 de 2006 “normas para la prevención, detección, investigación y sanción de la financiación del terrorismo y otras disposiciones”, se permite establecer la siguiente política de tratamiento de datos personales, buscando garantizar la protección de los derechos fundamentales en su tratamiento. 

NIT: 900.058.072-5 

Domicilio Principal: Carrera 51 No. 97A - 38  Bogotá D.C., Colombia 

PBX: 7481111 Correo electrónico: info@kuatro.net.co 

Para los efectos de la presente Política de Privacidad de acuerdo con la Ley 1581 de 2012, se entiende por: 

1. Aviso de privacidad: 

Comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigido al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

2. Dato público: 

Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. 

3. Dato personal semiprivado: 

Son datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información (ejemplo: dato financiero y crediticio) 

4. Datos sensibles: 

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. 

5. Transferencia: 

La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 

6. Transmisión: 

Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. 

7. Tratamiento:

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

8. Base de Datos: 

Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento. Para los efectos del presente documento se entiende como Base de Datos, aquella que contiene información de los Titulares. 

9. Titular: 

Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento. Para los efectos del presente documento se entiende como Titulares, a los proveedores, contratistas, colaboradores, clientes, usuarios y visitantes de KUATRO COMUNICACIONES LTDA. 

10. Responsable del Tratamiento:

Es la Persona natural o jurídica de naturaleza pública o privada, que, actuando por ella misma o con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos. Para los efectos de la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales se entiende como Responsable del Tratamiento a KUATRO COMUNICACIONES LTDA, la Naturaleza de los registros y recolección de datos por KUATRO COMUNICACIONES LTDA Para el desarrollo de su objeto, la compañía recolecta, almacena, usa y pone en circulación información de distinto orden a través de todos sus canales de atención (Escrito, Presencial, Telefónico y Virtual), garantizando la atención de conformidad con la demanda. Así como de proveedores y contratistas. Con el fin del cumplimiento de la normatividad KUATRO COMUNICACIONES LTDA como Responsable provee una descripción de los procedimientos usados para tal fin. 

VOZ IP STORE S.A.S adopta procedimientos para solicitar al Titular la información de sus datos personales para el tratamiento de los mismos e informarle los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del tratamiento con lo que obtiene el consentimiento. En caso de haber cambios en el contenido de la presente política, KUATRO COMUNICACIONES LTDA se compromete a comunicar estos cambios al Titular, del mismo modo a obtener una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento.

KUATRO COMUNICACIONES LTDA para el tratamiento de los datos sensibles a que se refiere el artículo 5 de la Ley 1580 de 2012, cumplirá las siguientes obligaciones: 

1. Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento. 2. Informar al Titular de forma explícita y previa, los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán solicitados son sensibles y el fin de su tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

MANERA DE OBTENER LA AUTORIZACIÓN. 

KUATRO COMUNICACIONES LTDA, establece mecanismos para la obtención autorizada de la información por parte de los titulares o de quien se encuentre legitimado y garantice su consulta. Estos mecanismos están predeterminados en medios técnicos que faciliten al Titular su respuesta automatizada, con ello se refiere a medios escritos, de forma oral o con medios que al Titular le permitan concluir de forma razonable el otorgamiento de autorización. 

PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. 

KUATRO COMUNICACIONES LTDA debe conservar prueba de la autorización otorgada por los Titulares de datos personales para el Tratamiento de los mismos.

PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. 

Los Titulares pueden solicitar a KUATRO COMUNICACIONES LTDA, en cualquier momento la supresión de sus datos personales y/o anular la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo a lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. Esta solicitud de supresión de la información y la anulación de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o pacto de permanecer en la base de datos. KUATRO COMUNICACIONES LTDA, debe poner a disposición del Titular mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de supresión de los datos o anulación de la autorización otorgada. Si se vencen los términos legales para realizar esta solicitud por parte del Titular, este tendrá derecho de solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la anulación de la autorización y/o la Supresión de los datos personales. 

TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS. 

La recolección y tratamiento de los datos personales por parte de KUATRO COMUNICACIONES LTDA, tiene como finalidades:

1. En relación con la base de datos de los clientes 

a) Utilizar los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos productos o servicios de KUATRO COMUNICACIONES LTDA. b) Medir niveles de satisfacción. c) Realizar encuestas. d) Contactar a los Titulares para realizar recordatorios sobre vencimientos de garantías o descuentos y nuevas ofertas. e) Ejecutar campañas de fidelización. f) Enviar invitaciones a eventos. g) Validar la información en cumplimiento de la exigencia legal de conocimiento del cliente o proveedor, aplicable a KUATRO COMUNICACIONES LTDA, como son: la verificación de actividad económica, referencias comerciales, referencias bancarias, certificado de existencia y representación legal, registro unió tributario. h) Adelantar las acciones de cobro y recuperación de cartera, en virtud de la naturaleza de los recursos colocados con el fin de hacer sostenible a la empresa. i) El tratamiento y protección de los datos de contacto (direcciones de correo físico, electrónico, teléfono celular y local). 

2. En relación con la base de datos de funcionarios de KUATRO COMUNICACIONES LTDA 

a) Comunicar campañas comerciales y de posventa. b) Invitar a eventos de KUATRO COMUNICACIONES LTDA. c) Informar sobre actividades de formación y actualización. d) Comunicar noticias y novedades sobre los productos y servicios de KUATRO COMUNICACIONES LTDA. e) Realizar actualización de datos.

3. En relación con la base de datos de proveedores.

a) Realizar los respectivos pagos a proveedores y mantener relaciones comerciales.

4. En relación con la base de datos de visitantes. 

a) El control y la preservación de la seguridad de las personas, bienes e información de KUATRO COMUNICACIONES LTDA.

5. Finalidades comunes a todas las bases de datos. 

a) Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de KUATRO COMUNICACIONES LTDA. b) Realizar procesos al interior de KUATRO COMUNICACIONES LTDA., con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas. c) Sugerir productos o servicios (incluyendo los de terceros) que KUATRO COMUNICACIONES LTDA considera que pueden ser de interés del Titular. d) Contactarlo como potencial cliente para mantenerlo informado y ofrecerle nuestros servicios o mejorar los existentes. e) Evaluar el nivel de satisfacción de nuestros servicios y los de la Página Web, realizar estudios sobre hábitos de consumo, preferencias y servicios de interés del Titular. f) Mantener comunicación con el Titular. g) Dar respuesta a preguntas, quejas, reclamos, comentarios o sugerencias respecto de los productos y/o servicios ofrecidos por KUATRO COMUNICACIONES LTDA. h) Realiza el proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de KUATRO COMUNICACIONES LTDA. i) Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de KUATRO COMUNICACIONES LTDA.

TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. 

KUATRO COMUNICACIONES LTDA, dará tratamiento a los Datos Personales de los Titulares para cumplir las finalidades descritas en esta Política. Dentro de dichos tratamientos, KUATRO COMUNICACIONES LTDA podrá realizar los siguientes:

a) La comunicación con los Titulares para efectos contractuales, informativos o comerciales. b) Establecer comunicación entre KUATRO COMUNICACIONES LTDA y los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos. c) De ser el caso, usar la información para dar trámite a los reclamos, quejas, sugerencias respecto de los servicios ofrecidos por KUATRO COMUNICACIONES LTDA. d) Ofrecer o informar al Titular sobre productos y/o servicios de VOZ IP STORE S.A.S. que puedan ser de su interés, así como suministrar información general por medio de correos electrónicos como parte de una novedad, comunicación, noticia o Newsletter. e) Recabar información acerca del dispositivo que se está utilizando para ver o utilizar la Pagina Web, como por ejemplo dirección IP o el tipo de explorador de Internet o sistema operativo utilizado y vincularla con información personal para garantizar que la Pagina Web brinden la mejor experiencia en línea. f) Invitar y contactar a los Titulares para que participen en conferencias, talleres, y cualquier otro evento desarrollado por KUATRO COMUNICACIONES LTDA. g) Cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de KUATRO COMUNICACIONES LTDA o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros como lo requieran los términos y condiciones o la ley. h) Las demás descritos en la presente política o permitidos en la Ley, así como aquellos necesarios para cumplir las finalidades descritas en este documento. 

COOKIES. 

KUATRO COMUNICACIONES LTDA no usa, ni almacena o realiza tratamiento alguno mediante el uso de cookies u otras herramientas que automáticamente recolectan información de las personas cuando hacen uso de la Pagina Web.

INFORMACIÓN Y DATOS DE MENORES DE EDAD.

Por regla general, KUATRO COMUNICACIONES LTDA no usa, ni almacena, o realiza tratamiento alguno sobre datos personales de menores de edad, salvo que fuere estrictamente necesario. Sin embargo, en caso de que por algún motivo se llegare a recopilar datos de menores de edad, KUATRO COMUNICACIONES LTDA., tendrá en cuenta el respeto y prevalencia de los derechos de los menores, su interés superior y sus derechos fundamentales, de conformidad con lo establecido en las normas de protección de datos personales.

DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS.

VOZ IP STORE S.A.S. se acoge a los derechos consignados en la constitución política y en la ley sobre protección de datos personales, de acuerdo a garantías fundamentales allí estipuladas. 

Estos son: 

• Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la empresa. Este derecho se puede ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, racionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Cancelación, revocatoria del consentimiento y oposición al uso de los datos, salvo en casos contemplados como excepcionales por la ley. 

• Presentar ante la empresa, consultas, preguntas o reclamos y ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas; dando la empresa respuesta a requerimientos internos y externos.

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. Para ejercer estos derechos se debe tener en cuenta la siguiente información: Solicitud escrita a nombre de KUATRO COMUNICACIONES LTDA, radicada, con firma y datos de remitente (dirección, teléfono, ciudad, correo electrónico), en la Carrera 51 No. 97A - 38, indicando tramite requerido (consulta, actualización, corrección de datos, verificación, cancelación, reclamo o revocatoria de consentimiento). Estas solicitudes serán atendidas en un término máximo de quince (20) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se Informará al interesado antes del vencimiento de los quince (20) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. 

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN. 

KUATRO COMUNICACIONES LTDA. está comprometido en efectuar un correcto uso y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que allí reposa. Para este fin, se encuentra restringido el acceso a bases de datos incluso para los colaboradores que no requieran de toda la información empresarial, todos se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecida en la Ley. Almacenamiento de datos personales KUATRO COMUNICACIONES LTDA solicita los datos necesarios para la adquisición de servicios e interacción con sus clientes y proveedores, así como aquella requerida para el proceso de facturación y pago. En algunos casos, puede solicitar información adicional y sensible la cual es de libre y voluntaria entrega por parte del titular del dato.

Una vez suministrados sus datos personales, de manera voluntaria y libre, a través del registro en software empresarial, los mismos son almacenados en la base de datos pertinente de acuerdo al servicio adquirido. Sólo personal interno autorizado que conoce la importancia de confidencialidad de la información, puede acceder a él y por tanto a los Datos personales de nuestros clientes y/o proveedores. Modificaciones a las Políticas de Tratamiento de Datos Personales KUATRO COMUNICACIONES LTDA, se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado con antelación previa a la entrada en vigencia de las modificaciones. El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el titular del dato después de la notificación de los nuevos lineamientos constituye la aceptación de la misma. Revelación de la información El titular del dato, con la aceptación de esta política de tratamiento de datos personales, declara su previo conocimiento que KUATRO COMUNICACIONES LTDA., puede suministrar esta información a las entidades vinculadas y aliadas y a las entidades judiciales o administrativas y demás entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información. Igualmente, acepta que pueden ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información. Vigencia de la Política de tratamiento de datos personales La política del tratamiento de datos personales rige a partir del momento en que sea aprobada por la Gerencia, será revisada y publicada para el conocimiento de los colaboradores, clientes y demás usuarios. Las Bases de Datos de KUATRO COMUNICACIONES LTDA, así como los Datos Personales incorporados en ellas, estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades. Atención de consultas y reclamos Para la recepción de consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos como usuario o cliente, puede comunicarse a través de cualquiera de los canales de atención al Cliente que KUATRO COMUNICACIONES LTDA tiene dispuestos y se atenderán en los tiempos establecidos por la Ley 1581 de 2012. Legislación vigente La legislación nacional vigente en materia de protección de Datos Personales está contenida en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Ley 1266 de 2008 y las normas que las modifiquen o complementen.